Contabilidad pymes SFL

Contabilidad para pymes sin fines lucrativos (SFL)





 








Ya tenemos preparada la versión de contabilidad para pymes sin fines lucrativos (SFL).

Basada en el PGC Pymes SFL, la Contabilidad pymes SFL incorpora toda la funcionalidad del programa de contabilidad pero con el nuevo plan cargado.

Se el primero en probarla.


Ver mas: http://contabilidad.todoaccess.com

Bonsai Access

Bonsai

Gestión de Bonsai Access



Gestione su Colección de bonsai 

• Anote y Registre los datos esenciales de sus Bonsai
   Bonsai, estilos, especies, tamaños, ubicaciones
• Controle el inventario de sus Accesorios de bonsai:
    Macetas, Herramientas, Materiales, Libros y Tratamientos
• Planifique y efectue el seguimiento de los trabajos mas importantes:
    Trasplantes, Poda, Abonado, Esfoliado, Control de plagas, o los tratamientos que realiza
Evolucione de forma continua ...
• Todo desde este magnifico programa desarrollado en Microsoft ® Access ®

Modulos principales de Bonsai
Administración General: Propietario y Usuarios, Proveedores
Mis Bonsai:
Gestión de Bonsai: Estilos y Especies. Seguimiento de la Evolución del Bonsai
Macetas: Gestión de Macetas, Tipos, tamaños, origenes y bordes. Seguimiento del inventario de Macetas
Herramientas: Gestión de Herramientas, Tipos y utilidades. Seguimiento del inventario de Herramientas
Complementos: Gestión los complementos para el control de Bonsai. Tierra, Abonos, Fitosanitarios, Utilies de Riego.
Gestión Web: Gestión de información para controlar enlaces a sitios interesantes relacionados con el mundo del Bonsai.
Utilidades: Importación y Exportación de datos, Mantenimiento de bases de datos (Reparación, Copia de Seguridad y Restauración)
Ayuda: Ayuda y Soporte On-line, Descargas automaticas, Mantenimiento opcional con acceso remoto.

 

Si necesita utilizarlo en cualquier momento... desde cualquier lugar... Con cualquier dispositivo... 24/7 ...

    La mejor opción es Bonsai-e, Gestión de bonsai on-line






Asociaciones Access







Asociaciones con Access

Programa de Asociaciones para colectivos del tercer sector

Facil de usar, ergonomico y profesional, Asociaciones ha sido desarrollado con Microsoft ® Access ®

Gestione su asociación y tenga controlada toda la información de sus asociados

Controle y decida todo desde este magnifico programa basado en Microsoft ® Access ®, lo que le permitirá evolucionar el producto de forma continua al estar basado en una herramienta de las mas utilizadas en el mundo.
  
Asociaciones es un programa para gestionar Asociaciones y otros colectivos del tercer sector. Ha sido desarrollado enteramente con Microsoft ® Access ®.
  
Permite Anotar y Registrar los datos de las Asociaciones integradas y los Asociados que maneja habitualmente para poder controlar posteriormente la información de manera eficiente. 

Con esta aplicación podrá Controlar los Servicios que ofrece por Asociado, las Cuotas de Asociación y gestionar eficazmente su colectivo.


Modulos que Incorpora

Modulo de Administración: Permite Gestionar Información de la Asociación Maestra, Acceso de Usuarios, Control de Sectores, Actividades y Servicios

Modulo de Area Social: Permite Gestionar Asociaciones (Principal, Integradas y Sectoriales) y las cuotas por servicios de gestión. Gestiona Asociados, Cuotas de Asociado, Cuotas de Servicios, Participacion en diferentes Asociaciones.

Modulo de Gestión Economica: Controla Conceptos, Cuentas Bancarias, Anotaciones de Ingresos y Gastos.

Modulo de Formación: Gestiona los cursos de formación que realiza la Asociación.

Modulo de Gestión Web: Permite Gestionar Noticias y Enlaces exportables a la Web.

Modulo de Utilidades: Importación y Exportación de datos, Copia de Seguridad y Restauración, Sistema de Ayuda On-line, Vinculación de datos a Bases de datos de Escritorio y Cliente- Servidor.


Ver mas: http://asociaciones.todoaccess.com


Contabilidad Access

  Contabilidad

Contabilidad es un programa de Contabilidad General para PYMES y pequeños negocios



Facil de usar, ergonomico y profesional, Contabilidad ha sido desarrollado en Microsoft ® Access ®
• Anota y Registra los datos contables de tu empresa
• Registra los asientos en el Libro Diario y obten todos los informes necesarios para la toma de decisiones: Diario, Mayor, Balance de Sumas y Saldos, Perdidas y Ganancias, Balance de Situación ...
• Controla toda la información Contable
Gestiona todo desde este magnifico programa basado en Microsoft ® Access ®, lo que te permitirá evolucionar el producto de forma continua al estar basado en una herramienta de las mas utilizadas en el mundo.
Características Generales de Contabilidad

Contabilidad es un programa para gestionar la Contabilidad General de las PYMES o pequeños negocios desarrollado con Microsoft ® Access ®

Anota y Registra los asientos en el Libro Diario, y el programa de Contabilidad hara el resto automaticamente.
Controla los saldos de tus cuentas con Clientes, Proveedores, Bancos.... a traves del libro Mayor o del Balance de Sumas y Saldos.
Obten los Estados Financieros facilmente: Balance de Sumas y Saldos, Perdidas y Ganancias Balance de Situación, Memoria ....

Apartados principales de Contabilidad

Administración General: Empresa, Usuarios, Conceptos y Cuentas (PGC 1990 Y 2007)
Libros Contables: Diario, Mayor, Balance de Sumas y Saldos
Estados Financieros: Balance de Situación, Perdidas y Ganancias y Memoria
Utilidades Contables: Renumeración de Asientos, Conversión Masiva de Cuentas, Busqueda de descuadres
Utilidades Generales: Importación y Exportación de datos, Mantenimiento de bases de datos (Reparación, Copia de Seguridad y Restauración).
El programa de contabilidad premite registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de cualquier negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Gerentes y responsables de la empresa podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante los datos contables. Los usuarios podrán conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas los costes y gastos generales, entre otros. En resumen podrán gestionar la capacidad financiera de la empresa al completo.

Informes que se obtienen
A partir de los datos registrados en la contabilidad el programa generará de forma automatica toda la información que se requiere para el control Contable y Mercantil:
• Libro Diario (Resumido y Detallado)
• Extractos de Cuentas
• Balance de Sumas y Saldos
• Balance de Situacion (Operativo, Normal y Abreviado)
• Cuenta de Perdidas y Ganancias (Operativa, Normal, Abreviada y Analitica)
• Memoria en formato MS Word.

Ver mas: http://contabilidad.todoaccess.com


Futbol Base Access

Futbol Base

Futbol Base es un programa para Gestión de Clubes y Escuelas de futbol. Fácil de usar, ergonómico y profesional, ha sido desarrollado con Microsoft ® Access ®
El programa permite las siguiente funcionalidad:
  • Anota y Registra los datos del Club o Escuela de Futbol: Jugadores, Técnicos, Plantillas, Socios, Patrocinadores....
Gestiona facilmente el Club o Escuela de futbol ...
  • Controla la información Deportiva, la Información Social y la información Administrativa.
  • Empieza competiciones y gestionalas con Calendarios, Clasificaciones, Cuadros de cruces.
  • Emite los recibos de la escuela, las cuotas de socios y de los patrocinadores.
  • Gestiona todo desde este magnifico programa basado en Microsoft ® Access ®  lo que te permitirá evolucionar el producto de forma continua al estar basado en una herramienta de las mas utilizadas en el mundo.

Módulos principales de Futbol Base
           
Administración General: Club y Usuarios, Categorias, Demarcaciones, Equipaciones y Materiales Deportivos
           
Area Deportiva: Gestión de Técnicos, Jugadores y Plantillas. Seguimiento de Entrenamientos y Partidos

Competición: Gestión de Competiciones, Clubes, Equipos, Terrenos de Juego, Calendarios y Clasificaciones
           
Area Social: Gestión de Escuela y cuotas de formación, Gestión de Socios y cuotas, Gestión de Patrocinadores y patrocinios
           
Area Económica: Gestión los ingresos y gastos del club, Controla a los proveedores, Lleva al día las cuentas de Caja y Bancos Y emite los informes anuales de Gastos e Ingresos para reportar a la Junta Directiva y a los Socios

Gestión Web: Gestión de información para publicación en Web (Noticias y enlaces), Gestión de Equipos, clasificaciones todo exportable a base de datos para su uso en entornos de desarrollo con asp, html, ccs, etc.

Utilidades: Importación y Exportación de datos, Mantenimiento de bases de datos (Reparación, Copia de Seguridad y Restauración)

Ayuda on-line: Ayuda y Soporte On-line, Descargas automaticas, Mantenimiento opcional con acceso remoto.

http://futbolbase.todoaccess.com



Gestión Comercial Access



Gestion Comercial 
Gestion Comercial es un programa que sirve para llevar la Gestion Comercial de PYMES y pequeños negocios. 

El programa de Gestión comercial premite registrar, controlar y resumir las operaciones comerciales de cualquier negocio con el fin de interpretar sus resultados. 


Gerentes y responsables de la empresa podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante los datos que podrán reportar desde el programa. Los usuarios obtendrán una gran ventaja al mejorar la calidad de su trabajo diario, facilitando la creación de los documentos mas habituales en la gestión, como pedidos, albaranes y facturas, entre otros.

Esta diseñado con un Interface agil e intuitivo que aporta una funcionalidad extraordinaria en todo su contenido.

La Gestión se maneja en tiempo real. El programa permite introducir, modificar y eliminar registros en cualquier momento, para obtener la información en informes con total exactitud, ganando agilidad y flexibilidad en el trabajo diario del gestor administrativo y comercial.

El programa incorpora un Potente Sistema de Búsqueda y ordenación, permitiendo ordenar y buscar por múltiples campos, lo que facilita la localización de la información en cualquier formulario y en pocos segundos.

El programa de Gestión es una aplicación multiuso. Permite llevar multiples almacenes, articulos, clientes, proveedores y otros datos que en su conjunto ofrecen al usuario una gran flexibilidad de trabajo.

Posee una gran versatilidad en sus informes, incluyendo todos los listados necesarios para un excelente control de gestión: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, tanto de compras como de ventas. Diarios todas las situaciones en formato resumido y detallado, emisión de documentos oficiales, Control de los stakeholders: Clientes, Proveedores, Bancos, Agentes, Control de los Articulos y sus movimientos en diferentes almacenes. Además toda esta información puede ser enviada a otros productos ofimaticos como MS Word o MS Excel.

Monopuesto o en red, el programa permite diferentes configuraciones. Con la vinculación de tablas, se puede trabajar en diferentes puestos, permitiendo la gestión de la información de varios usuarios y su control central.

El programa incorpora utilidades que permiten al administrador del sistema, o al usuario, realizar desde la misma aplicación: Copias de Seguridad, recuperación y verificación de los datos y Reparación y compactación de la base de datos, entre otros.

A partir de los datos registrados en el programa, se puede obtener de forma automatica toda la información que se requiere para el control Administrativo y Comercial:

• Informes Ficha y Lista: Clientes, Agentes, Proveedores, Bancos, Almacenes, Articulos, Acabados, Familias, Formas cobro/pago, Tarifas.

• Documentos de Compra y Venta: Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas y Comisiones de Agentes. Diarios de todos ellos Resumidos y Detallados.

• Informes de Almacen: Movimientos, Extractos, Inventarios (Resumidos y Detallados)

• Control y Trazabilidad: Pedidos pendientes y servidos, Stock bajo mínimos, Sobre máximo y a pedir. Seguimiento de númeración secuencial de todos los documentos.

• Registro de Facturas emitidas y recibidas.

Ver mas: http://gestioncomercial.todoaccess.com



Análisis Financiero Access

Analisis Financiero

Analisis Financiero es un programa para realizar un analisis economico-financiero completo a PYMES y pequeños negocios.


Ha sido desarrollado enteramente con Microsoft ® Access

El analisis de la economia de la empresa, grande o pequeña, a partir de los estados financieros es imprescincible para poder diagnosticar la situación en que se encuentra y de esta forma poder tomar decisiones acertadas. 

Este programa, aunque esta basado en conceptos basicos permite obtener un analisis economico-financiero completo de la empresa para un mes y un ejercicio concreto, comprando los datos con los obtenidos en el mismo mes y cuatro ejercicios anteriores y realizando una previsión aproximada de lo que sucederá para el ejercicio actual completo.
              

Apartados que incorpora:  

El programa de Analisis Financiero se divide en dos apartados principales: Captura de datos y Analisis.
Desde el apartado de captura de datos, el usuario podrá registrar la información contable obtenida de su programa de contabilidad, indicando sencillamente la cuenta contable a 5 digitos y el importe de su saldo. Tambien se permite la importación desde hoja excel. A partir de aquí el usuario puede acceder al apartado de analisis, donde encontrará que todo el proceso se ha realizado de forma automatica. Es importante comprender que si la información que se introduce es relativa a ejercicios anteriores al 2.008, el PGC que se utilizará es el de 1.990, mientras que a partir de este ejercicio la información que se gestiona esta basada en el PGC 2.007.
             

Analisis que se realizan:  

A partir de los datos obtenidos de la contabilidad el programa generará de forma automatica toda la información que se requiere en el Analisis Economico-Financiero.
• Balance de Situacion (Operativo, Normal y Abreviado)
• Analisis de Balance (Comparativo y Previsional)
• Analisis de Balance Rapido
• Cuadro de Masas Patrimoniales
• Liquidez
• Endeudamiento
• Solvencia
• Capitalización
• Garantia frente a terceros
• Fondo de Maniobra
• Test del valor Z para evaluar la situación Concursal
• Endeudamiento y la Solvencia
• Gestión de Cobros y Pagos
• Gestión de Activos
• Estudio de la Calidad de la Deuda. Presentado en un cuadro comparativo toda la distribución de la deuda distinguiendo entre Deuda a Largo y a Corto Plazo, asi como la Deuda con Coste y sin Coste.
• Cuadro de Rentabilidad. Estudio de la Rentabilidad Economica y Financiera de la empresa, así como las principales magnitudes economicas como Cash Flow, Capacidad de Autofinanciación y Apalancamiento Financiero.
• Estudio del Riesgo de Clientes. Presentando en un cuadro comparativo toda la distribución del credito a clientes distinguiendo entre clientes del grupo, de moneda extranjera, deudores y clientes de dudoso cobro.
• Cuenta de Perdidas y Ganancias (Operativa, Normal y Abreviada)
• Cuenta de Perdidas y Ganancias Analitica (Comparativa y Previsional)
• Estudio de Resultados y Crecimiento (Comparativo y Previsional)

El Diagnostico Empresarial:

El diagnostico de la empresa es la consecuencia del análisis de todos los datos importantes de la misma intentando obtener con claridad, tras su evaluación, cuales son los puntos fuertes y los puntos debiles para que el diagnostico sea fiable. Y así poder tomar decisiones y acometer las medidas propuestas con el fin de salvaguardar la empresa. Además para que el diagnostico sea fiable debe realizarse sobre todos los datos importantes, debe hacerse en tiempo y forma, con una frecuencia mínima, ha de ser correcto en su desarrollo, sin cometer imprudencias y por último debe ir acompañado de las medidas correctoras adecuadas para solucionar los puntos debiles y potenciar los puntos fuertes.

Nota Importante: El programa de Analisis Financiero es una herramienta para facilitar el diagnostico empresarial. Y debe utilizarse con el resto de información empresarial, no siendo por si misma una solución completa a los problemas empresariales.

http://analisisfinanciero.todoaccess.com


MS ACCESS contra los grandes ERP

Desde 1.993, fecha en que decidimos utilizar MS Access versión 1.0 en la compañía donde trabajaba por aquel entonces, han ocurrido muchas cosas, pero la más importante es que hoy, en esta empresa, pueden afirmar que tienen el mejor ERP del sector, un producto adaptado a sus necesidades de producción, de gestión, contables, administrativas, financieras, comerciales y además con usabilidad desde internet.

El anécdota que quiero contar a continuación tiene que ver con uno de los principales fabricantes de software del mercado.

Un buen día nuestro CEO nos comunico la idea de migrar hacia un software más potente ya que el que nosotros manejábamos por aquel entonces, MS Access, daba algunos problemas, sobre todo cuando la base de datos back-end crecía. Y nos propuso visitar a un partner de SAP en Madrid para que nos presentara el producto que comercializaban.

Aquel día nos dirigimos hacia ese lugar los 7 responsables administrativos mas relevantes de nuestro grupo de empresas, acompañando a nuestro CEO, y escuchamos la presentación que nos hacían de aquel maravilloso producto.

Al terminar la sesión, nuestro jefe que había observado de cerca el trabajo de nuestro equipo de desarrollo, apuntó: “Este producto es igual que el nuestro, al final somos nosotros quienes tenemos que realizar el trabajo para configurar la aplicación y ajustarla a nuestras necesidades". Él, lógicamente, no tenía muchos conocimientos informáticos y no sabía muy bien el alcance que suponía realizar aquel trabajo.

La conclusión final fue que no merecía la pena invertir 100 millones de las antiguas pesetas, en algo que nosotros ya teníamos, y que solo debíamos de mejorar para intentar conseguir evitar los problemas de la base de datos central. Por lo que al final decidimos mantener nuestras aplicaciones, pero utilizando un servidor de base de datos adecuado, SQL Server.

Los productos desarrollados entonces han ido evolucionando a lo largo de estos años, versión tras versión. Las últimas aplicaciones están basadas en MS Access 2003 como Front-end, y en SQL Server 2005 como base de datos central.

En estos años he podido apreciar la potencia de MS Access para desarrollar, la velocidad con que este producto te permite crear nuevos programas y para mi es incomparable con cualquier otro producto del mercado.

No puedo pasar página sin comentar que el departamento de desarrollo estaba formado por mí y una chica (Luisa, a la que desde aquí mando un cordial saludo) que me ayudaba en las tareas de soporte. Solo dos personas con una carga de trabajo que se puede suponer.

Teníamos mas de 20 aplicaciones trabajando contra los datos de SQL Server, más de 100 usuarios concurrentes, que trabajan desde 8 o 10 empresas diferentes en nuestro grupo, y por supuesto mantenemos una Intranet desde donde nuestros clientes podían realizar sus pedidos, comprobar el stock, comprobar cómo cotizaba nuestro producto en los mercados oficiales, y muchas otros servicios, y todo ello en tiempo real.

Yo creo que formabamos el departamento más competitivo y más rentable del mundo, consiguiendo un tándem impresionante, formado por el equipo humano que desarrollaba aquellas aplicaciones y el uso de MS Access con otros hermanos de MS Office.

Hoy todavía sigue funcionando el sistema, y lo más chocante es que ahora funciona sin apenas producir software, sin aparecer incidencias, solo realizando mejoras que vienen producidas por la demanda del mercado, de los clientes, de los bancos o de la Agencia Tributaria.

Yo ya no estoy en la empresa y Luisa, sola ante el peligro, con la ayuda de un muchacho que se encarga de gestionar los sistemas (Alberto, al que mando también un fuerte abrazo) son capaces de hacer funcionar todo este entramado.Solo dos personas para dar soporte a día de hoy a más de 12 empresas, más de 200 usuarios y más de 30 aplicaciones… Vaya producto, vaya equipo de colaboradores y vaya herramienta.

Como decía Manuel Luque: “busque, compare y si encuentra algo mejor cómprelo”.



todoaccess, el mundo de access en español 

Aprender Ms Access con plantillas profesionales

¿Como podemos aprender a manejar Microsoft Access con una plantilla?

Si podemos obtener una plantilla profesional, seguramente podamos aprender mucho de ella.
Por lo general, la mayoria de usuarios de Access utilizan los objetos basicos de la base de datos, tablas, formularios, informes, macros y una infinidad de consultas. Pero la mayoria no aprovecha la gran oportunidad que nos ofrecen los modulos para automatizar procesos y ahorrarnos trabajo.

Logicamente, al principio cuesta coger el metodo, pero cuando ya se domina, es una gran ventaja.

En el parque de aplicaciones basadas en MS Access, es dificil encontrar una plantilla que realmente incorpore un metodo de trabajo fiable y continuo, y mucho menos que incorpore VBA. Ni siquiera las plantillas que incorporan los ejemplos de Microsoft utilizan VBA.

Mi experiencia con cientos de programas que he podido analizar en mi pantalla, aportados por clientes insatisfechos con los trabajos que les habian realizado, es que el 99 % lo máximo que incorporan son botones, en cuyo evento al hacer click, se ejecuta una macro que a su vez suele llamar a una o varias consultas. En algunos casos uno se sorprende de que programadores experimentados hagan trabajos tan planos.

Plantillas todoaccess
En todoaccess, trabajamos de otra forma, utilizamos un metodo, sencillo y a la vez eficaz. Basamos en VBA un gran porcentaje del front-end de Access. Embebemos en los formularios los automatismos necesarios y utilizamos modulos independientes para crear funciones genericas reutilizadas a lo largo de toda la aplicación.

Creamos informes por cada apartado, y estos son llamados para ser impresos desde el propio formulario que nos ocupa, haciendo aparecer un nuevo formulario emergente que nos permite parametrizar los criterios de selección. De esta forma conseguimos un buen nivel de ergonomia, manteniendo al usuario en el entorno de trabajo, sin necesidad de tener que moverse a otro formulario para imprimir.

Si ha visto alguna vez una plantilla nuestra, y ha podido echar un vistazo al apartado de consultas, vera que no aparece ninguna, ya que las consultas estan incluidas en el codigo VBA a modo de scripts SQL que son ejecutados de manera automatica, cuando se requieren. De igual forma,  si intenta contar las macros que empleamos solo vera una, autoexec, la macro que arranca la aplicación.

Ademas, cuando utilice versiones de nuestras plantillas, a partir de Access 2007, observará una caracteristica adicional, es el panel de navegacion, a atraves del cual mejoramos nuestras aplicaciones notoriamente. Con ello conseguiremos eliminar los menús tipicos de Windows que son sustituidos por botones de navegación, como si de una pagina web se tratara.

La interoperatividad con otras herramientas de desarrollo, y la posibilidad de trabajar con elementos para ayudarnos a introducirnos en internet son impresionantes en las ultimas versiones.


Le invito a adquirir plantillas en todoaccess: Contabilidad, Gestion Comercial, Analisis Financiero, Gestión de bonsai, Gestion de Asociaciones o Futbol Base, son solo unos ejemplos de plantillas completas donde el usuario puede investigar y aprender el metodo que empleamos en nuestra factoria de software. Plantillas todoaccess.

En la actualidad el uso de internet esta modificando algunas variables sobre el uso de MS Access. Debe tener en cuenta el limite de lo que supone Access, una base de datos de escritorio, que permite trabajar en entornos de redes lan y wan, pero que no llega a ser una aplicación para internet.
Migrar Ms Access a entorno Web

Microsoft lo ha intentado con algunas herramientas como visual studio lightswitch y ahora con Access 2013 y Sharepoint. Pero a nuestro juicio no ofrecen el punto idoneo de performancia, perdiendo toda la esencia conseguida hasta Access 2010 y por lo tanto aumentando el tiempo de aprendizaje y de desarrollo que antes era super rapido y eficaz.

Por eso, en todoaccess, cuando el cliente nos lo pide, e incluso con algunas de nuestras plantillas, decidimos trasladarlas directamente a paginas asp. Son las mas rapidas en ejecutarse y con ayuda de otras herramientas (html, css y algo de java) se consiguen verdaderas maravillas.
 Migrar aplicaciones Ms Access a entorno Web

Contabilidad con Microsoft Access (El inicio)


Hoy me he decidido a escribir algo sobre mi programa de contabilidad en Access.

Resulta que este fue uno de los primeros trabajos que realizamos con esta maravillosa herramienta, y terminó siendo uno de los principales programas que componen el ERP.

La idea de cómo realizar el desarrollo partió de la experiencia que teníamos con el programa que por aquel entonces utilizábamos, un producto bajo Prologue, que habían desarrollado en una empresa en Madrid, y que realmente cubría muchos de los apartados necesarios para llevar con orden y con muy buen criterio una contabilidad empresarial, aunque le faltaban algunas herramientas que con mi experiencia como administrativo podíamos crear. De esta forma comenzamos a realizar el análisis funcional, diseñamos las tablas necesarias y comenzamos a alimentarlas con datos antiguos, ideando procesos para importar la información de cinco años atrás, desde un sistema ajeno a Windows.

Después, con mucho cariño, y pensando siempre en el usuario, diseñamos los formularios, introduciendo la idea de crear una ergonomía que resultase fácil de comprender para los administrativos, y muy rápida y ágil de utilizar para que estos ganaran tiempo en la tarea contable y así disponer de este preciado elemento para utilizarlo en otros procesos.

El máximo esfuerzo se centro en el input principal de la aplicación, la entrada de asientos. Ya que el resto de formularios, son complementarios de una aplicación que depende de los registros que se introducen, y en su mayoría se limitan a mostrar información ya almacenada. De esta forma creamos un formulario ejemplar para introducir los asientos, por aquel entonces, no había nada parecido en el mercado. Se podían crear asientos automáticos basados en patrones, se podían repetir líneas de cada movimiento, e incluso el formulario cuadraba automáticamente el asiento si esta no cumplía con los requisitos de la partida doble.

El Asiento, podía enviarse automáticamente al programa de gestión. Cuando un asiento estaba relacionado con una factura de compras o de ventas, el programa tenía un automatismo mediante el cual, con el simple hecho de pulsar un botón, creaba el registro automático en el programa de gestión comercial, registrando la factura en cuestión. De igual forma, quedaba registrado el proceso en el libro de IVA. Esto era la bomba, ya que el usuario con solo meter las tres líneas, que con carácter general tiene un asiento de facturas, registraba automáticamente su factura con solo pulsar un botón. Para un profano en las tareas administrativas puede resultar algo normal, pero para el que tiene que hacer el trabajo de campo, era increíble contemplar cómo se ahorraba tiempo.

Otro gran hito que se consiguió con este programa, fue superar los traumas que se generaban en administración con los cierres contables. Ya que entre las tareas de todo buen contable, quizás lo más penoso sea cerrar un periodo, ya sea un mes, un trimestre o un ejercicio. Tarea que conlleva regularizar, hacer asientos de orden, incluir las amortizaciones, dotar las provisiones, etc. Para después hacer el asiento de pérdidas y ganancias y finalmente hacer el asiento de cierre para el periodo.

Bien, pues todo eso, se redujo a unas simples tareas que el programa hacia automáticamente, y que además se podían deshacer sin ningún trauma para el contable. De hecho se cerraba mensualmente para reportar a la dirección, se hacían recuentos físicos de almacén para dar una información fiable en los informes financieros. Los contables responsables del inmovilizado estaban encantados, ya que el programa les generaba automáticamente las fichas de cada bien y hacia los asientos mensuales o anualmente, a gusto del consumidor. Esto no es baladí, ya que cuando un operario tiene que manejar mas de 5.000 fichas de inmovilizado, para calcular la cuota mensual de amortización, realmente puede resultar un trabajo caótico. Y nuestro programita hacia el trabajo el solo.

El CEO estaba encantado, ya que todos los primeros de mes, tenía la información que requería para tomar decisiones: su cuenta de explotación, sus balances de situación, sus análisis de ratios, y un sin fin de informes complementarios que se obtenían de los demás programas que componían el ERP.

El Director financiero, que por aquel entonces era yo, también estaba encantado de disponer de toda la información tan rápidamente y además pudiendo delegar la realización de los informes, ya que el programa lo hacía prácticamente todo. Al final el trabajo de reportar se limitaba a realizar unas pocas comprobaciones de supervisión.

Los contables estaban llenos de alegría, tenían sus libros mayores en tiempo real, podían puntear con procesos automáticos los bancos y las cuentas a cobrar ya a pagar, y podían saber en todo momento si existía algún asiento descuadrado.

Realmente era algo increíble lo que habíamos conseguido.

Después de mas de diecisiete años, imagínense como ha podido evolucionar este programa, la sorpresa es que solo ha sufrido tres cambios importantes, la adaptación al cambio del milenio, la adaptación al Euro, cuyo proceso se aprovecho para incorporar las divisas y hacerle totalmente funcional en este sentido y la incorporación del nuevo PGC de 2007. Por lo demás la concepción de un programa tan genial, ha hecho que apenas hayamos tenido que modificarle en casi dos décadas.

“Hay que hacer de lo difícil algo sencillo para que resulte algo muy básico y fácil de interpretar por los demás”.