Diseñar una base de datos
Apuntes de Angel Pérez de su libro Office 2010 todo practica - RC Libros
Diseñar una base de datos es una tarea muy
gratificante. Cuando comenzamos a visualizar la idea de nuestra aplicación de
alguna forma ya contemplamos en nuestra mente como va a quedar el diseño y la
manera de exponer los datos para que los usuarios, o nosotros mismos podamos
posteriormente manejarlos con soltura Si ponemos todo el empeño en diseñar
nuestra base de datos con cuidado y esmero, acabaremos teniendo un producto
verdaderamente útil para nosotros o para los usuarios con los que la queramos
compartir.
Decidir
qué información se necesita
La primera pregunta que debemos hacernos es
¿Qué datos necesitamos para poder obtener posteriormente la información? De
esta forma empezaremos a crear las tablas que formaran el entramado de nuestra
base de datos que en conjunto contendrá la información de los libros de la biblioteca
o la información relevante de nuestra empresa. Al fin y al cabo recabaremos en
nuestra base de datos la información que necesitamos.
Por lo tanto el objetivo primordial es
establecer cuál es la información que va a contener la base de datos. Cada
maestrillo tiene su librillo, yo personalmente, cuando hago un análisis
funcional me inclino a utilizar aquello que el usuario emplea diariamente en su
trabajo, por ejemplo, si una empresa me encarga un programa lo que trato de
detectar es el tipo de información más importante para ellos y para conseguirlo
intento recabar los registros, informes o documentos que utilizan habitualmente
y en base a estos comienzo a realizar mi trabajo de análisis.
Distribuir
la información en diferentes tablas
Después de conocer la información que deseamos
almacenar en la base de datos, hay que pensar en cómo distribuirla en las
tablas.
Muchos usuarios cometen un error de
principiante que consiste en ubicar toda la información en una sola tabla. Esto ocurre porque desconocen que Access es una base de datos relacional y por lo tanto
permite manejar múltiples tablas a la hora de gestionar la información.
Tal como indicaba la decisión sobre las
tablas que necesita nuestra aplicación y la manera de distribuirlas, es de las
tareas más difíciles, ya que debemos idear la composición de nuestro programa
sin tenerlo realizado. Es como cuando un arquitecto visualiza en su mente el
edificio que quiere diseñar, pero para que pueda ser construido tiene que
detallar todos los componentes en un proyecto de arquitectura.
Para hacer la tarea un poco más fácil, e
intentar ayudar un poco en este punto a continuación se detallan unas reglas
básicas para utilizar en la distribución de los datos:
·
Utilizar una tabla para
cada tema o asunto: cada
tabla debe contener información acerca de un solo tema o asunto: clientes,
empleados, productos y así sucesivamente. De esta forma, se pueden mantener
datos en una tabla y mantenerla independiente de los datos de otra. Por
ejemplo, en una tabla de clientes se podrían incluir también
proveedores, pero esto nos obliga posteriormente a clasificar la información
con un código adicional, ya que de otra forma, cuando tuviéramos muchos
registros introducidos, realmente no sabríamos identificar los registros que
pertenecen a los clientes de los que pertenecen a los proveedores.
·
Evitar la información
duplicada:
no debemos mantener información duplicada en la misma tabla ni tampoco repartida en varias tablas. Mantener la
información en un solo lugar, nos conduce a introducirla una sola vez, en cambio si esta en varios lugares, esta circunstancia nos obligará a actualizar varias tablas simultaneamente. Y cuando tengamos que actualizarla, deberemos emplear varios procesos simultaneos.
Seleccionar
los campos para las tablas
Como explicaba en el articulo de introducción, los campos son
categorías de información. Cada tabla necesita por lo menos un campo. Si la
propia tabla es un tema, se podría decir que sus campos están basados en el
tema. Una tabla de clientes necesita campos para el registro de los datos
principales de un cliente como su identificación, su nombre, su dirección
postal, etc. Una tabla de artículos necesita campos de identificación, descripción
del producto y sus precios.
Cuando planeamos qué campos incluir en las
tablas, debemos seguir estas instrucciones:
·
Distribuye
la información en pequeños elementos. Por ejemplo, en lugar de un campo de
nombre, crea un campo de nombre y un campo de apellidos. De esta forma, puedes
ordenar las tablas por apellidos más fácilmente.
·
Da nombres descriptivos a los campos para que puedas
determinar en otro momento lo que significan. Un nombre más descriptivo, como Dirección
Web, es más claro que Site.
·
Piensa
en el futuro e incluye un campo para cada detalle de información que preveas
necesitar. Agregar un campo a una tabla después de creados formularios y otros
objetos, puede resultar mucho más laborioso que hacerlo por anticipado, ya que
es posible que tengas que volver a cada registro a introducir los datos que se
omitieron en el pasado y repasar cada objeto de la base de datos (formularios,
informes, etc.) para incluir el nuevo campo.
·
No
incluyas información que pueda obtenerse
mediante un cálculo. Como se explicara más adelante, se pueden realizar
cálculos de diferentes formas para obtener resultados. Por ejemplo, se pueden
totalizar los números en dos campos en el mismo registro o realizar cálculos
matemáticos en los valores de los campos.
Elegir el
campo para la clave principal
Cada tabla debe tener un campo de clave
principal. Este campo, también conocido como la clave principal o “Primary Key” en inglés, es el campo en
la tabla donde se almacenan los datos únicos, esto supone que en la tabla no
existan dos registros iguales. Los datos Introducidos en este campo: un número
de identificación de empleado, un código de cliente, deben ser diferentes para
cada registro. Si se intenta especificar los mismos datos en el campo de clave
principal de dos registros diferentes, un mensaje de Access te advertirá de que existe algún problema. Los campos
de clave principal impiden introducir registros duplicados. También permiten
realizar consultas más eficientemente.
Nota: Access es
capaz de asignar números secuenciales de forma automática a cada registro
mediante la asignación de campos Autonuméricos.
Crear
relaciones entre tablas
Si la base de datos incluye más de una tabla,
se debe asignar cómo se relacionan las tablas entre sí. Por lo general, las
relaciones se forman entre el campo de clave principal de una tabla y el campo
correspondiente en otra tabla, llamado la clave externa.
Para tener una idea de cómo se pueden relacionar
las tablas, abre una base de datos Access y, a continuación, examina
su composición en la ventana de relaciones. Haz clic en la ficha herramientas de
base de datos y, a continuación, haz clic en relaciones en el grupo de Relaciones
para abrir la ventana correspondiente. La ventana Relaciones muestra cómo se
relacionan las diferentes tablas entre sí.