Introducción a Microsoft Access
Apuntes de Angel Pérez de su libro Office 2010 todo practica - RC Libros
El concepto de base de datos suele crear
aversión en la mayoría de las personas, ya que cuando se menciona, los usuarios
temen lo peor: ¡voy a entrar en un mundo que
desconozco y que tiene una terminología que no hay forma de entender! Pero
esto es normal cuando se empieza con una materia que no se ha manejado nunca.
Con la ayuda de este manual aprenderás más de 50 términos nuevos que acabaras dominando
con total naturalidad y por fin terminarás con ese miedo para siempre.
Yo realmente no llego a entender porque las
bases de datos suelen intimidar a la mayoría de las personas, quizás sea por
tantos años de trabajo con esta maravillosa herramienta, pero recuerdo que
incluso al principio, cuando apareció la primera edición, nada más verla me di
cuenta de la cantidad de ventajas que ofrecía y no pude evitar quedar hechizado
con sus posibilidades. He podido observar que hasta los usuarios más avanzados,
incluso a nivel de expertos, que manejan con soltura Word y Excel, piensan que les
es muy difícil manejar de igual forma Access. Sin embargo, nada más lejos de la
realidad, si somos capaces de utilizar Word o Excel, Access no debería
ocasionarnos ningún tipo de problema, al contrario, veremos cómo, al final,
somos capaces de utilizar esta magnífica herramienta para almacenar y organizar
los datos de nuestros clientes, de nuestros amigos, o de nuestra empresa de una
manera sencilla, brindándonos unas posibilidades inalcanzables por otros
programas.
En este articulo vamos a dar el primer paso
para conocer un poco más de Access
¿Qué es
una base de datos?
Una base
de datos es un conjunto de datos que tienen alguna relación entre sí,
los cuales se encuentran almacenados en un sistema informático y pueden ser
utilizados para consultar la información que contienen.
De esta forma, podemos considerar como una
base de datos, el listín telefónico que tenemos en la mesita del teléfono, las
recetas de cocina que nuestra abuela tiene guardadas como oro en paño, las
fotos que guardamos en nuestro álbum familiar o el conjunto de libros, discos,
CD’s y otros medios que tenemos en nuestra estantería.
Esto nos hace pensar que ya tenemos bases de
datos en nuestro hogar o nuestro trabajo, lo que ocurre es que posiblemente no
las tengamos bien organizadas y clasificadas para encontrar rápidamente lo que
buscamos en un momento determinado. Este es el trabajo que Access realiza por
nosotros, por un lado nos ayuda a guardar la información bien clasificada y
posteriormente nos ayuda a localizarla rápidamente con pocos clics de ratón o
incluso a mostrarla con diseños personalizados en informes.
Las bases de datos se utilizan a todos los
niveles, hoy en día sería imposible trabajar con eficacia si no dispusiéramos
de estas herramientas. Imagina por un momento cuando tardaba antes un
funcionario de hacienda cuando tenía que buscar un expediente entre cientos de
miles. La forma rudimentaria de trabajar era primero localizar los datos en una
lista mecanografiada a mano y ordenada alfabéticamente, después de localizado
el número de expediente el funcionario se desplazaba a un archivo enorme, donde
paseando buscaba la información para llevarla posteriormente a su mesa y allí analizarla.
Ahora, desde Windows, el mismo funcionario abre Access u otra base de datos, se
sitúa en un campo de texto de un formulario, y teclea el código de identificación
y en unos segundos, aparece en pantalla toda la información relacionada con el
expediente. Creo que en algo hemos ganado, ¿No te parece? Y si ahora quitáramos
estas herramientas a la humanidad mi opinión es que sucumbiríamos a un caos de
falta de información cuyo alcance sería muy difícil de determinar.
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Estructura de las bases de datos Access
A continuación se detalla cómo está estructurada una base de datos
Access:
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Base de datos: Es un almacén de
datos donde la información se registra de forma sistemática para después ser
consultada fácilmente. Una base de datos suele contener múltiples tablas.
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Tabla: Es una colección
de registros de datos organizados en categorías bien definidas, o campos. Las
Tablas están formadas por diferentes campos y contienen múltiples registros.
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Registro: Es cada uno de los datos contenidos en una tabla. Cada registro está
formado por múltiples campos. Los registros son el equivalente a las filas
utilizadas en Excel.
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Campo: Es cada una de
las categoría de información de una tabla. Los campos son el equivalente a
las columnas utilizadas en Excel.
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Tablas,
consultas, formularios y otros objetos
Uno de los principales obstáculos que impide
que los usuarios cojan confianza con las bases de datos, es que no pueden ir
directamente a los documentos, como ocurre en Word o Excel. Access es una
aplicación contenedora, y cuando abrimos un archivo de Access no abrimos un
documento directamente sino que abrimos un archivo que contiene diferentes
objetos (tablas, consultas, formularios, informes, macros, etc.). Por eso lo
primero que tenemos que saber es como se almacenan los datos en una base de
datos y como pueden mostrarse en la pantalla o enviarse a la impresora.
Las Tablas
sirven para almacenar la información
La información de las bases de datos se
almacena en tablas. En una tabla se incluye un campo para cada categoría de información
que se desea registrar. Los campos son el equivalente a las columnas en una
tabla. El primer paso para crear una tabla es dar nombres a los campos y decidir
qué tipo de información queremos almacenar en cada campo.
Los Formularios
se utilizan para Introducir datos
Después de crear los campos en la tabla, podemos
empezar a Introducir registros. Un registro describe todos los datos relativos
a una persona o cosa. Cada registro comprende la identificación del dato que deseamos controlar. Los registros son la información esencial de la base de
datos. La información se almacena en los registros. Aunque se pueden Introducir
registros directamente en una tabla, existen otras formas para hacer más fácil
la tarea del usuario y es mediante el uso de formularios.
Un formulario es una pantalla o interfaz,
donde se crean una serie de objetos como cuadros de texto, listas
despegables, o cuadros combinados que nos ayudan a registrar datos de forma
más rápida y eficiente. La figura 1-3 muestra la forma para Introducir un
registro en la tabla que se muestra en la figura 1-2 pero desde un formulario.
Observa que el formulario tiene un lugar para Introducir datos en cada campo
de la tabla: Id, Compañía y así sucesivamente. En un formulario, se puede ver
claramente qué tipo de información debemos Introducir en cada campo.
Las Consultas
para obtener y mostrar los datos
Una consulta no deja de ser una pregunta que realizamos a
una base de datos.
La potencia de búsqueda y clasificación que
nos ofrecen las consultas de Access es impresionante. En una base de datos de
direcciones, podríamos utilizar una consulta para buscar a todas las personas que
tienen en común un código postal o provincia. En una base de datos de Ventas,
podíamos obtener la información sobre los clientes que nos compraron más de
3.000 unidades monetarias (u.m.) el último año. Y así podemos obtener tanta
información como el límite que nos permita nuestra creatividad o imaginación.
Las consultas pueden llegar a complicarse
tanto como deseemos mejorar en su diseño y en la medida en que queremos obtener
más información. Por ejemplo, para segmentar clientes, podríamos buscar todos los
clientes de un código postal que nos compraron más de 3.000 u.m. durante el
último año. Observa que la consulta se ha vuelto mas compleja, ahora ya no solo
hay que mostrar los registros que cumplen el criterio de un código postal, sino
que además hay que buscar por importes para añadir el criterio de Compras de
mas de 3.000 u.m., y por fechas, ya que también hay que considerar el criterio
del último año. La pregunta que haríamos a la base de datos es, “¿Cuántos Clientes de una ciudad nos han
comprado mas de 3.000 u.m. durante 2.013?”.
Después de crear una consulta, podemos guardarla
y volverla a ejecutar siempre que lo consideremos oportuno, esto es una gran
ventaja, ya que hacemos el trabajo de una vez para siempre. Además siempre se pueden
utilizar las consultas ya creadas como base o muestra para la construcción de
nuevas consultas. La información registrada en las tablas de la base de datos
normalmente varía con el tiempo. Los clientes cambian sus direcciones, la cifra
de ventas varía ya que cada periodo vendemos nuevos y diferentes cantidades de
productos, etc., Pero esto no debe importarnos, ya que siempre podremos obtener
la información actualizada mediante la ejecución de consultas bien diseñadas.
Los Informes
para presentar los datos
Los Informes pueden crearse directamente con tablas o con los resultados de las
consultas. Los Informes generalmente son
utilizados por usuarios que tienen algún interés en ver la información, por lo
tanto estos objetos deben permitir su impresión y distribución, para que la información
obtenida pueda ser estudiada y analizada. Access permite la edición de informes
con acabados verdaderamente atractivos y profesionales y lo más extraordinario
es que realiza el trabajo de forma automática por nosotros. Además nos permite
enviar la información contenida en los informes a otros programas de la familia
office como Word o Excel o incluso a programas de terceros con formatos tan genericos como ficheros pdf e incluso enviar directamente el informe por correo electronico con Outlook.
Las Macros y los módulos son objetos de la base
de datos que nos ayudan a automatizar procesos y tareas repetitivas.
Una macro es una serie de comandos que se
ejecutan de forma secuencial. Podemos crear macros para abrir formularios,
realizar acciones en el formulario ya abierto, ejecutar consultas y hacer otras
tareas de Access de forma automática.
Un módulo, por su parte, es una colección de procedimientos y
funciones de Visual Basic con el que podemos acceder al núcleo de Access para
realizar tareas de forma automática.