Contabilidad con Microsoft Access (El inicio)


Hoy me he decidido a escribir algo sobre mi programa de contabilidad en Access.

Resulta que este fue uno de los primeros trabajos que realizamos con esta maravillosa herramienta, y terminó siendo uno de los principales programas que componen el ERP.

La idea de cómo realizar el desarrollo partió de la experiencia que teníamos con el programa que por aquel entonces utilizábamos, un producto bajo Prologue, que habían desarrollado en una empresa en Madrid, y que realmente cubría muchos de los apartados necesarios para llevar con orden y con muy buen criterio una contabilidad empresarial, aunque le faltaban algunas herramientas que con mi experiencia como administrativo podíamos crear. De esta forma comenzamos a realizar el análisis funcional, diseñamos las tablas necesarias y comenzamos a alimentarlas con datos antiguos, ideando procesos para importar la información de cinco años atrás, desde un sistema ajeno a Windows.

Después, con mucho cariño, y pensando siempre en el usuario, diseñamos los formularios, introduciendo la idea de crear una ergonomía que resultase fácil de comprender para los administrativos, y muy rápida y ágil de utilizar para que estos ganaran tiempo en la tarea contable y así disponer de este preciado elemento para utilizarlo en otros procesos.

El máximo esfuerzo se centro en el input principal de la aplicación, la entrada de asientos. Ya que el resto de formularios, son complementarios de una aplicación que depende de los registros que se introducen, y en su mayoría se limitan a mostrar información ya almacenada. De esta forma creamos un formulario ejemplar para introducir los asientos, por aquel entonces, no había nada parecido en el mercado. Se podían crear asientos automáticos basados en patrones, se podían repetir líneas de cada movimiento, e incluso el formulario cuadraba automáticamente el asiento si esta no cumplía con los requisitos de la partida doble.

El Asiento, podía enviarse automáticamente al programa de gestión. Cuando un asiento estaba relacionado con una factura de compras o de ventas, el programa tenía un automatismo mediante el cual, con el simple hecho de pulsar un botón, creaba el registro automático en el programa de gestión comercial, registrando la factura en cuestión. De igual forma, quedaba registrado el proceso en el libro de IVA. Esto era la bomba, ya que el usuario con solo meter las tres líneas, que con carácter general tiene un asiento de facturas, registraba automáticamente su factura con solo pulsar un botón. Para un profano en las tareas administrativas puede resultar algo normal, pero para el que tiene que hacer el trabajo de campo, era increíble contemplar cómo se ahorraba tiempo.

Otro gran hito que se consiguió con este programa, fue superar los traumas que se generaban en administración con los cierres contables. Ya que entre las tareas de todo buen contable, quizás lo más penoso sea cerrar un periodo, ya sea un mes, un trimestre o un ejercicio. Tarea que conlleva regularizar, hacer asientos de orden, incluir las amortizaciones, dotar las provisiones, etc. Para después hacer el asiento de pérdidas y ganancias y finalmente hacer el asiento de cierre para el periodo.

Bien, pues todo eso, se redujo a unas simples tareas que el programa hacia automáticamente, y que además se podían deshacer sin ningún trauma para el contable. De hecho se cerraba mensualmente para reportar a la dirección, se hacían recuentos físicos de almacén para dar una información fiable en los informes financieros. Los contables responsables del inmovilizado estaban encantados, ya que el programa les generaba automáticamente las fichas de cada bien y hacia los asientos mensuales o anualmente, a gusto del consumidor. Esto no es baladí, ya que cuando un operario tiene que manejar mas de 5.000 fichas de inmovilizado, para calcular la cuota mensual de amortización, realmente puede resultar un trabajo caótico. Y nuestro programita hacia el trabajo el solo.

El CEO estaba encantado, ya que todos los primeros de mes, tenía la información que requería para tomar decisiones: su cuenta de explotación, sus balances de situación, sus análisis de ratios, y un sin fin de informes complementarios que se obtenían de los demás programas que componían el ERP.

El Director financiero, que por aquel entonces era yo, también estaba encantado de disponer de toda la información tan rápidamente y además pudiendo delegar la realización de los informes, ya que el programa lo hacía prácticamente todo. Al final el trabajo de reportar se limitaba a realizar unas pocas comprobaciones de supervisión.

Los contables estaban llenos de alegría, tenían sus libros mayores en tiempo real, podían puntear con procesos automáticos los bancos y las cuentas a cobrar ya a pagar, y podían saber en todo momento si existía algún asiento descuadrado.

Realmente era algo increíble lo que habíamos conseguido.

Después de mas de diecisiete años, imagínense como ha podido evolucionar este programa, la sorpresa es que solo ha sufrido tres cambios importantes, la adaptación al cambio del milenio, la adaptación al Euro, cuyo proceso se aprovecho para incorporar las divisas y hacerle totalmente funcional en este sentido y la incorporación del nuevo PGC de 2007. Por lo demás la concepción de un programa tan genial, ha hecho que apenas hayamos tenido que modificarle en casi dos décadas.

“Hay que hacer de lo difícil algo sencillo para que resulte algo muy básico y fácil de interpretar por los demás”.