5 cuestiones a considerar antes de contratar un experto en Microsoft Access
Actualmente (marzo 2020) es utilizada por el 95% de las empresas que forman la lista Fortune 500.
Es una herramienta que está profundamente conectada a las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas y que la mayoría de ellas van a seguir utilizándola, aunque se haya planteado como un producto externo de Office.
Sabiendo que Microsoft va a dar continuidad a MS Access y que existen millones de compañías que utilizan esta herramienta, aquellas que se plantean migrar sus antiguas aplicaciones a la versión más actual, o que desean diseñar una aplicación rápida que compense las debilidades de su actual ERP o CRM, o que simplemente quieran optimizar procesos que otras herramientas no les permite efectuar por el coste de implantación o por la larga espera que supone ponerlo en marcha, finalmente deciden utilizar Microsoft Access, pero se encuentran con que es muy difícil encontrar profesionales cualificados que sepan entender su problemática y que estos puedan llevar a buen fin la ejecución de su proyecto.
En este sentido, propongo las 5 cuestiones que deben tenerse en cuenta para encontrar el profesional adecuado para cubrir el objetivo principal: Realizar una aplicación o implantar un proyecto MS Access con calidad garantizada.
1. Verificar las aptitudes del experto
Yo siempre consideré que la mejor garantía es la observación y la escucha, ya que de escuchar se obtiene mucha información. Si el profesional es capaz de seguirle en su exposición del problema, normalmente relacionado con aspectos del negocio o con los procesos que se realizan en el mismo, esto es síntoma de que tiene conocimiento sobre la forma de funcionar de las empresas.
Otra cuestión a tener en cuenta es la información que pueda facilitarnos al respecto de los años de experiencia con la herramienta y los proyectos que ha llevado a cabo. Si en el transcurso de las primeras conversaciones, el profesional es capaz de referenciarnos muchos años de utilización de la herramienta, significa que es conocedor de todas sus versiones y de que se ha peleado con muchas dificultades que ha ido solucionando a medida que Access evolucionaba. Si también nos traslada algunos ejemplos de su uso y, sobre todo, proyectos de relevancia donde aplicó MS Access en todo su potencial, ya nos esta dando mucha información sobre su conocimiento sobre la herramienta.
Si finalmente, nos referencia algunos de los proyectos que ha realizado y el nivel de las compañías en las que ha podido poner en marcha su trabajo, es información más que suficiente para determinar las aptitudes del experto.
Toda esa información, tenemos la obligación de contrastarla, mirando en diferentes fuentes que podemos encontrar en internet, o incluso efectuando alguna llamada para que nos den la opinión sobre la calidad del trabajo desempeñado.
En conclusión, si el consultor conoce los negocios, la idiosincrasia de las compañías ya tenemos mucho ganado, porque seguro que va a ser capaz de entendernos fácilmente y de esta forma asimilar lo que queremos llevar a cabo. Si además lleva muchos años desarrollando con Microsoft Access y ha realizado proyectos complejos donde tuvo que enfrentarse a verdaderos retos para poder llevar a cabo los mismos, y si además estos fueron llevados a cabo en medianas o grandes compañías, donde el control por terceros es un factor que determina la calidad de los trabajos, creo que ya no necesitamos conocer más: Tenemos ante nosotros un profesional.
No debemos olvidar hacer algunas comprobaciones como las que te indico a continuación.
¿Lo puedes encontrar en internet?
Cuesta muy poco preguntar por su sitio web y navegar para ver que nos propone en su página. Un profesional que se digne tiene que tener un sitio donde referenciar sus datos, trabajos, opiniones. Un simple blog que no tiene coste alguno ya es suficiente, pero si no encontramos información en internet, sería preocupante. Otra información que debe alertarnos es la utilización de un dominio propio en su correo. Nunca vas a encontrar a un profesional prestigioso con su correo asociado a un dominio genérico del tipo Gmail, Hotmail, Yahoo o algo parecido.
En redes de tipo profesional como LinkedIn, también podemos encontrar referencias, si no aparece en LinkedIn, ¡Mantente alerta!, porque esto es indicativo de que no está al día y no tiene preocupación por el posicionamiento para darse a conocer y obtener clientes, claro que siempre puede ser que los clientes le tengan saturado de trabajo y no tiene tiempo ni ayuda externa para hacer este trabajo.
Finalmente, si ponemos su nombre y apellidos en google, nos aparecerá todo tipo de información, incluso si ha sido incluido en algún proceso que se haya publicado en el BOE, o si ha participado activamente en foros.
¿Está incluido en algún registro de profesionales o en el Registro Mercantil?
Otra verificación importante es comprobar que el profesional o su empresa están incluidos en algún registro oficial, de esta forma podemos hacer seguimiento de la información registral y comprobar que no tenga ningún problema legal.
¡Toda verificación es poca para evitar fraudes y sobre todo no perder el tiempo!
2. Exigir la documentación de la toma de datos del proyecto y un presupuesto ad-hoc
Es habitual en el mundo de la consultoría en particular y de la informática en general encontrarnos con individuos que se hacen pasar por expertos o conocedores de algunas herramientas por el mero hecho de haber visto algunos videos por YouTube o por haber asistido a un curso gratuito en la web. Algunas veces los suelen recomendar familiares o conocidos como chollos que a penas cobran unos céntimos por hacer una aplicación, ¡Huya de estos elementos: cuñaos, vecinos, primos …!
Para diferenciar un profesional del que no lo es, es muy fácil distinguirlos, simplemente escuche. Si el consultor de MS Access no proporciona información, o no propone la realización de un análisis o de un presupuesto, es indicativo de que no conoce el mundo de la Consultoría, la programación, o el desarrollo de software. Lo habitual es que, tras el primer contacto, proponga un encuentro para hacer su toma de requerimientos a fin de poder determinar el alcance del proyecto. ¿Si con una simple llamada es capaz de proponerle un presupuesto? ¡Manténgase en alerta, algo no va bien!
Lo normal es que dedique una jornada, o al menos unas horas para recabar información, es lo que se conoce como toma de datos o kick-off. Posteriormente, el profesional dedica tiempo a realizar un análisis funcional y/o orgánico para determinar el alcance del proyecto, y así conocer la cantidad de objetos que tendrá que desarrollar y el tiempo estimado que puede emplear en llevarlo a cabo. Finalmente, elaborará con toda la información un presupuesto, y en la documentación incluirá la metodología para llevarlo a cabo, la planificación y unas posibles recomendaciones que el cliente debe tener en cuenta para que el proyecto pueda realizarse con todas las garantías.
Es posible que estos pasos previos a la realización del proyecto tengan algún coste asociado, que normalmente si se lleva a cabo se incluye en el coste total, pero evitan llevarse sorpresas.
3. Un Experto en Ms Access exige cumplir ciertas reglas para llevar a buen fin el proyecto
Un profesional de la tecnología que no pone reglas a su cliente para llevar a cabo su proyecto hace pensar que no conoce bien su trabajo.
Cuando ya se llevan muchos años trabajando como consultor, no solo de MS Access, sino de cualquier herramienta que conlleva la ejecución de un proyecto tecnológico, es habitual exigir al cliente una serie de reglas para llevar a buen fin el proyecto, se reconoce como documento de buenas prácticas o recomendaciones.
Lo más habitual es exigir una serie de pautas de actuación, establecer la planificación para llevar a cabo la ejecución, proponer diferentes escenarios de trabajo (prototipo, en pruebas, producción, etc.), incluso proponer la formación a usuarios y si el cliente lo demanda, elaborar manuales de usuario.
Cuando hable con su experto, si no pone reparos en la realización de un proyecto, o si asiente sin preguntar a todo lo que se le propone, échese a temblar.
¡No te fíes del desarrollador que dice a todo que si!
4. Un experto en Ms Access conoce a fondo el desarrollo con VBA
VBA son las siglas en ingles de Visual Basic for applications. VBA es una parte los programas de office que permite realizar trabajos completos al permitir automatizar todos los aspectos complejos de un proyecto mediante código visual Basic, habilitando la posibilidad de comunicarnos con otras herramientas hardware y software, incorporando funcionalidad total a la aplicación y acelerando la obtención de información.
Lo habitual es que un usuario básico de Microsoft Access utilice todos los objetos que están disponibles a la vista, como tablas, consultas, formularios, informes o macros y de esta manera resuelva gran parte de los retos que se plantean a la hora de diseñar una aplicación. Pero cuando un usuario pasa a otro nivel, como desarrollador, además de utilizar lo que todos conocen, emplea VBA para diseñar módulos enteros, normalmente por cada apartado de la aplicación, también incorpora el tratamiento de eventos dentro de los formularios e informes o incluso en la propia interface de Access con los ribbons, esto determina que es conocedor de todas las posibilidades que ofrece Microsoft Access y otras herramientas del paquete Office.
Luego otra forma de determinar el know how del desarrollador es cuestionar sobre sus conocimientos de VBA, si no utiliza código, no va a resultar un buen desarrollador.
5. Debe conocer la historia de Ms Access
Microsoft Access lleva ya en el mercado más de 25 años. Desde su primera versión que apareció allá por 1.994, hasta la actual, han acontecido muchos cambios en el mundo de la ofimática.
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Versión |
Incluido en Office |
Fecha de Aparición |
Comentarios |
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04.3 |
- |
2 de junio de 1994 |
Access 2.0. Última versión compatible con 16 bits; última versión para Windows 3.x, Windows NT 3.1 y 3.5. |
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07.0 |
Microsoft Office 95 |
30 de agosto de 1995 |
Access 03.0. Coincide con el lanzamiento de Windows 95 |
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08.0 |
Microsoft Office 97 |
30 de diciembre de 1996 |
Access 1997. Última versión para Windows NT 3.51. |
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09.0 |
Microsoft Office 2000 |
27 de enero de 1999 |
Access 2000. Última versión para Windows 95. |
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10.0 |
Microsoft Office XP |
31 de mayo de 2001 |
Access 2002. Ultima version para Windows 98, Windows Me y Windows NT 4.0 |
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11.0 |
Microsoft Office 2003 |
17 de noviembre de 2003 |
Access 2003. Última versión para Windows 2000 |
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12.0 |
Microsoft Office 2007 |
30 de enero de 2007 |
Access 2007. Lanzado junto con Windows Vista, nueva interfaz gráfica de usuario, nuevos formatos de archivo OpenXML. |
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14.0 |
Microsoft Office 2010 |
15 de junio de 2010 |
Access 2010. Distribuido en versiones de 32 y 64 bits. Última versión para Windows XP y Windows Vista. |
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15.0 |
Microsoft Office 2013 |
26 de octubre de 2012 |
Access 2013. Lanzado junto con Windows 8. |
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16.0 |
Microsoft Office 2016 - 365 |
22 de septiembre de 2015 |
Access 2016. |
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17.0 |
Microsoft Office 2019 - 365 |
24 de septiembre de 2018 |
Access 2019. Lanzado para Windows 10. |
Información de Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office
Existen muchos aspectos a tener en cuenta a la hora de estimar si un profesional de Microsoft Access nos puede realizar un trabajo, teniendo en cuenta las versiones por las que hemos pasado. Hoy en día, todavía nos encontramos con muchas empresas que utilizan la versión de 2003 de MS Access, ya que fue una de las más utilizadas al haber encontrado una estabilidad que no se encontraba en sus versiones previas. También nos encontramos con compañías que tienen sus aplicaciones en una versión aun anterior, y que requiere de intervención compleja, ya que las versiones actuales no permiten la apertura de bases de datos anteriores a 2003.
Ni que decir tiene que todos estos productos hasta la versión de 2016 ya tuvieron su fin de vida en Microsoft, incluso la versión de 2016 tiene prevista su fin de soporte para octubre del 2020. Así que fíjense si es importante que el profesional que vayan a contratar conozca las versiones y, sobre todo, cabe preguntarle con que versión trabaja actualmente.
También es importante conocer el futuro, ya que todo producto tiene su fin de vida, y a pesar de que algunos creemos que MS Access seguirá con nosotros muchos años, es conveniente estar al día de lo que va a acontecer con la herramienta, sobre todo para conocer las últimas novedades y mejoras incorporadas.
¡Si un profesional de Access no conoce su historia, no le contrates!
Conclusión
No debemos embarcarnos en un proyecto de tecnología si no conocemos bien a nuestro proveedor de confianza. En el caso de otro tipo de proveedor de la compañía, en algunas compañías medianas y grandes, se suele acudir a la homologación previa, antes de prescribir sus productos y servicios, ¿Por qué no hacer lo mismo con un experto en Microsoft Access?
Así que recuerde:
1. Verificar las aptitudes del experto, si tiene información en internet y si es fácilmente localizable, así conocerá más afondo con quien va a empezar a trabajar
2. Exíjale toda la documentación del proyecto y un presupuesto para llevarlo a cabo, aunque tenga coste esto evita sorpresas a posteriori
3. No se fie si le dice a todo que si u omite la propuesta de reglas para cumplir por su parte
4. Compruebe que conoce a fondo el desarrollo con VBA ya que es indispensable para llevar a cabo cualquier proyecto
5. Asegúrese de que conoce la historia de Ms Access y sobre todo el futuro
Con estas premisas, podrá validad a su socio tecnológico